A fórmula que funciona nas reuniões de trabalho e negócios

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Já se passavam 20 minutos do horário marcado e nada de nos chamarem para a reunião.

Tínhamos planejado com 15 dias de antecedência: qual seria o script, a atmosfera que montaríamos pouco a pouco, quem falaria o quê e quando, os materiais que deixaríamos, a perguntas que faríamos, e o resultado desejado: deixar bem encaminhado o fechamento de um projeto de fidelização.

O cliente: uma multinacional do ramo industrial.

– Sr Stavros. Meu nome é Maria, prazer. Eu irei atendê-los, pois fulano está em outra reunião e não conseguirá sair e beltrano foi chamado pela Presidência e também não poderá comparecer.

A reunião foi um desastre. Não havia o que fazer. A pobre coitada caiu de paraquedas e não sabia de nada. E eu não via muita saída. Estávamos todos perdendo nosso tempo e fazendo de conta ou melhor cumprindo o velho ritual corporativo de fazer (ou achar que está fazendo) negócios.

Perdemos nosso tempo e desperdiçamos recursos das empresas preparando e tendo essa reunião. Avaliamos incorretamente o real interesse do cliente no negócio e o cliente em nos ter como fornecedor.

Já tive centenas de reuniões excelentes e outras tantas péssimas. Já tive inúmeras do tipo “bate-volta”, aquelas que, apesar de confirmadas, você chega na empresa e te avisam que infelizmente a reunião foi cancelada pelo motivo X.

Isso faz parte, não é nada pessoal. Existem oportunidades cruas e outras maduras. Ambas são preciosas.

Como empresário e executivo aprendi que aquelas cruas, devo acalentar, estar próximo e que ao longo do tempo elas estarão maduras e eu por perto, farei a colheita. E para as oportunidades já maduras, é uma questão de estar pronto e ter a competência para ganhar da concorrência, mostrando apetite, sem agressividade.

Tudo errado.

Com o passar dos anos comecei a perceber que na vida corporativa, nas incontáveis interações sociais que tive, as estruturadas (como as reuniões) e as ocasionais (como telefonemas ou nos corredores) e até aquelas mais lentas (como e-mail) minha tendência era de proteger meu ego e, portanto, querer controlar a situação.

E quase na sua totalidade eu era bem sucedido. Em proteger meu ego. Mas isso não traz o pão àmesa.

Há alguns anos, preparando-me para sair para mais uma reunião, ao colocar meu terno, fazendo o nó da gravata, tive um pensamento sedutor…

E se eu fosse para essa reunião com o genuíno interesse em ajudar, em entender o QUÊ aquela pessoa precisa e como eu poderia ajudá-la? E seu eu não quisesse controlar nada? E se eu fosse à essa reunião, sem nada esperar? Sem ter que convencer meus interlocutores que sou muito bom no que faço? Sem ter pauta?

A reunião estava qualificada. A maioria dos indicadores apontavam para o encaixe.

Mas eu teria um comportamento diferente.

Eu deveria me desprender de todos os meus recursos de convencimento… o quanto somos bons no que fazemos e o quanto nossos projetos poderiam ajudar essa empresa. Tudo isso deveria ficar no carro, no estacionamento.

Eu iria sentar com um único objetivo: entender perfeitamente qual é o problema, sem tentar vociferar em como eu poderia resolver e começar a listar as soluções. Eu iria genuinamente dissecar o problema e suas implicações.

Meu desafio então seria fazer meu interlocutor se abrir e ficar à vontade para conversar comigo sem reservas.

E se ele não falasse quase nada (que é o que acontece na maioria das vezes)? Nas reuniões corporativas a primeira regra geral é: “O que posso falar aqui que não vai me ferrar no futuro?” e a segunda é: “Como posso fazer bonito sem me expor ao ridículo?”

Claro que existem executivos seguros o suficiente para se expor sem reservas, mas não são esses que sentam com os fornecedores em reuniões de aproximação.

Mesmo assim eu acalentei a ideia a ponto de colocá-la em prática.

Fui a essa reunião, sem meu ego. Difícil. Acredite que foi muito difícil ficar me vigiando enquanto tinha que assimilar, ouvir (sem ficar pensando no que eu poderia retrucar que fosse o mais inteligente e eloquente possível) e entender o real problema a resolver para o meu possível futuro cliente.

Sem o ditatorial ego, aos poucos eu me senti mais leve. Meia hora de atraso para me chamarem para a reunião. Zero de stress. Meu interlocutor tinha o cargo mais junior de todo o departamento de marketing. No problem. Ele falou pouquíssimo sobre os reais problemas de fidelização (devido às regras 1 e 2). E não me ofereceu um café. Nem água.

Sai da reunião leve, tranquilo, sem a sensação de tempo perdido. No estacionamento da empresa enviei um e-mail de agradecimento e que em alguns dias eu voltaria com as minhas ideias sobre o que tínhamos discutido. Não deu em nada.

A estreia não foi boa, mas eu adotei essa postura daí por diante.

E meus números de fechamento melhoraram muito.

O resultado: Um processo completamente incorporado na nossa empresa para genuinamente ajudar os nossos prospects e leads desde o primeiro dia.

Do primeiro e-mail de aproximação às entregas de processos e projetos só temos uma coisa em mente. Ajudar. Sem demagogia.

Aprendi que a arrogância é a pior companhia. Pois é silenciosa nos pequenos atos e acultuada nos falsos líderes.

Quem tem o poder, precisa controlar. Isso é natural. Mas ao controlar, você despende energia (recursos). Essa energia cobrará seu preço de uma forma ou de outra.

E se você se posicionar como uma ferramenta? Multi-uso… pronta e afiada?

Você terá valor. Quer valer muito? Funcione cada vez melhor. Prepare-se.

Nas reuniões, seja essa ferramenta.

Conquistar clientes não é uma arte. Não é intuitivo. É uma habilidade. Aprende-se com a prática. Mas não de olhos vendados.

Elimine a arrogância. Você, eu, seu chefe, nossos colegas, seus subordinados… todos somos seres humanos. Dê-nos um tempo. Dê-se um tempo. Você não precisa ser perfeito. Você precisa ser genuíno. E fiel a si mesmo.

E se você escolheu as vendas como profissão, só tem uma pessoa no centro do universo e que tudo deve girar em volta. Seu cliente. Aquele que paga pelo seu produto. Clichê, né? Hum!!

Vamos à lista (use sem moderação):

  • Em qualquer reunião social, vista-se elegantemente. É uma homenagem a quem estiver dividindo o ambiente com você.
  • Escreva o que está ouvindo. É um sinal de deferência.
  • Fale pouco. Mas fale bem. Seja afirmativo. Seja Positivo.
  • Cumpra a agenda combinada (horário, follows etc).
  • Prepare-se para ouvir e ver o que vai te deixar desconfortável: perguntas descabidas, afirmações também, gente teclando ao celular enquanto você fala e até gente olhando o Instagram enquanto você opina. Isso é normal.
  • Prepare-se para falar com gente que vai assimilar 10 a 20% do que você vai falar. Fique calmo.
  • Prepare-se para encontrar gente bem mais preparada que você e isso não deve te apequenar.
  • Independentemente do que acontecer e dos resultados da reunião, aja com elegância. Mesmo pressionado, não perca sua graça.
  • Seja genuíno. Aja francamente.
  • Seja a melhor ferramenta para essas pessoas.
  • Se tudo isso falhar, no problem. Perdoe-se e melhore para a próxima.

Você terá mais fechamentos por reunião agendada.

Stavros Frangoulidis
Stavros Frangoulidis
Fundador e CEO da PaP Solutions ⚡ Vamos conectar também no Linkedin

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