No registro da reunião, o closer escreve duas palavras: "reunião fraca". O SDR rebate que o contato confirmou interesse e reservou uma hora na agenda. O gestor lê os dois lados e fica sem saber quem cobrar.
A cena se repete em qualquer operação de prospecção, própria ou contratada, e quase sempre pela mesma causa: ninguém definiu o que é uma reunião boa. Sem a definição, cada um julga no olho, e a avaliação vira queda de braço.
Vamos definir os termos, na ordem.
Reunião de prospecção é a primeira conversa depois que a empresa contatada aceitou conhecer melhor quem vende: alguém respondeu à abordagem, declarou interesse e reservou uma hora na agenda para ouvir mais detalhes.
Reunião boa de prospecção é essa primeira conversa feita com um decisor.
E aqui está a confusão que estraga a régua de percepção de muitas empresas: decisor não é sinônimo de quem assina o contrato.
O papel de decisor muda conforme o momento da aproximação. Na primeira reunião, decisor é quem tem autoridade para levar a conversa adiante na empresa. Mais à frente, é quem avalia a oportunidade em detalhe. Depois, quem define a contratação. E, com o contrato assinado, quem sustenta a parceria. Em cada etapa costuma haver uma pessoa à frente e um colegiado atrás dela. Quem exige a presença de quem assina logo na primeira reunião confunde as etapas e descarta conversa valiosa.
O outro lado da confusão é a expectativa sobre o resultado.
Muitas empresas consideram que uma primeira reunião boa termina em pedido de proposta. Acontece, e é bem-vindo, mas esse desfecho foge da regra numa conversa em que o outro lado ainda conhece o serviço pela primeira vez. O resultado plausível de uma primeira reunião boa é um próximo passo combinado com data: uma segunda conversa com o colegiado, uma visita, um levantamento de informações.
Com os termos definidos, a régua. Dê a cada primeira reunião realizada uma nota de 0 a 10, somando os pontos:
- O contato aceitou a conversa depois de declarar interesse, sem favor e sem constrangimento: 2 pontos.
- A empresa dele está dentro do seu perfil ideal de cliente: 2 pontos.
- Havia na sala um decisor do momento, com autoridade para levar a conversa adiante: 3 pontos.
- Quem mais participa da decisão foi identificado pelo nome durante a conversa: 1 ponto.
- A reunião terminou com próximo passo combinado e data marcada: 2 pontos.
De 8 a 10, reunião boa: siga o combinado. De 5 a 7, reunião aproveitável: o vendedor busca na próxima interação o que faltou, o decisor certo ou o próximo passo. Abaixo de 5, o problema nasceu antes da reunião, em lista errada ou abordagem genérica, e a correção acontece na qualificação.
Nesta semana, faça o teste: abra o CRM, pegue as dez últimas primeiras reuniões registradas, dê a nota de cada uma com a régua acima e anote ao lado o que derrubou a nota.
Duas listas aparecem no fim: o que a equipe corrige na qualificação e o que se cobra do fornecedor de prospecção. Leve ambas para a reunião de segunda-feira.
Não aponte dedos. Acerte o processo. Mais processo, menos protagonismo.
